働き方改革が進んでいる今、タイムマネジメントにさらなる注目が集まっています。そこで今回は、仕事を効率よく進めるのに効果的なタイムマネジメントの方法を詳しく解説。
なかなか業務が終わらずに悩んでいる人や、どんどん仕事をしてキャリアアップをしたい人はぜひ最後まで読んでくださいね。
タイムマネジメントとは？
タイムマネジメントを日本語で直訳すると「時間管理」。時間の管理といっても、タイムをはかったりスケジュールを立てたりするという意味ではありません。
タイムマネジメントとは、時間の使い方を見直して行動を変えることを指します。管理するのはあくまで意識や行動であり、その軸となっているのが時間です。特にビジネスにおいては、限られた時間の中で最大の利益を生み出そうとする考え方といえるでしょう。
ビジネスシーンで使えるタイムマネジメント
ビジネスと時間の管理は切り離せませんが、なんとなく時計やカレンダーを見るのとタイムマネジメントをするのとでは仕事の効率が違います。タイムマネジメントの方法を押さえておけば、1人でタスクをこなす場合も組織を動かすときにも活用できますよ。
やることを書きだす
まずはメモ帳やワードソフトなどを使って、やることを思いつく限りリストアップしてください。クライアントとの約束など重要な事柄はもちろん、メールを送ったり調べものをしたりと細かなタスクも書き出します。また、今日やることだけでなく、長期的にやろうと思っていることも書き留めておきましょう。
すでに明確な締め切りが決まっている業務は、日時もあわせてメモします。さらに、それぞれのタスクにかかる大まかな時間も書き込んでおくと、計画が立てやすいですよ。
優先順位をつける
やることが分かったら、それぞれの仕事に優先順位をつけましょう。タイムマネジメントでは、優先度の高いタスクほどたくさんの時間を割り当てます。
最初からきちんと順番を決めようとすると時間がかかるので、まずは優先度が高いか低いかでざっくりとグループ分けをするとスムーズです。さらに細かく優先順位を決める方法は、後ほど詳しくご紹介します。
目標を立てて実行
優先順位をつけた後は、それぞれの仕事を「いつまでに・どの程度」終わらせるのかといった目標を立てます。たとえ作業時間を守っても、質が伴わなければ生産性は向上しません。これではせっかくのタイムマネジメントも不完全に終わってしまうので、時間とクオリティ両方のゴールを定めるのがポイントです。
また、1日で終わらない仕事も多いので、細かく目標を決めることも大切。例えば1ヶ月後にプレゼンがあるとすれば、今日はデータをまとめて週末までには資料を完成させるといったようにスケジュールを組んでみましょう。
こまめに振り返りを
タイムマネジメントは、計画と同じくらいこまめな振り返りが重要です。なぜなら、時間と行動の計画を立てても、途中で予定が崩れることがあるから。振り返りをすれば、状況に応じて修正できますよね。
また、タスクの進捗状況を客観的に見られるのもメリットです。何にどれくらい時間を使ったのかを確認できますし、さらに効率をよくするための改善点も見つかるでしょう。きちんと振り返りをすると、タイムマネジメントの精度もアップしますよ。
優先順位の決め方がポイント
優先度によって仕事の順番ややり方を変えることこそ、タイムマネジメントの醍醐味。そのため、優先順位を決める工程はとても大切です。そこでここでは、アメリカの大統領が実際に行っていた優先順位の決め方を解説します。
緊急かつ重要な仕事が最優先
この方法では、緊急性と重要性の2側面から仕事の重要度を4つに分類します。もっとも優先度が高いのは、クライアントとの商談やサービスの提供といった「緊急かつ重要な仕事」です。
これは自分の成果や会社の利益に直結しやすい業務なので、たっぷり時間を割きましょう。効率だけでなく、成果にもこだわるのがポイントです。
重要だけど緊急ではない仕事が2番目
2番目に優先度が高いのは、すぐに成果が出るわけではないけれど将来的に必要な仕事です。主にリスク管理や人材育成のような、長期的な仕事が分類されます。
こちらは重要性が高いにもかかわらず、緊急の仕事があると後回しにしがち。そのため、「1日1時間はやる」などの方法で着実にタスクを進めるのがおすすめです。
緊急だけど重要ではない仕事が3番目
電話対応や直近の会議資料の作成などは、早めに対処したいですよね。しかし、ビジネスとしての利益としては必ずしも重要ではないことが多いので、優先度としては3番目です。
この類の業務に時間をかけすぎると、2番目の重要な仕事に時間が割けなくなることがあります。緊急だけど重要でない仕事は、人に振ったりツールを使ったりして効率的にこなすよう意識しましょう。
最後は重要でも緊急でもない仕事
必要性は明らかでないのに、以前からやっているからとやっている仕事は意外と多いです。例えば、朝礼や定期的に開かれる会議などがこちらに該当します。
重要でも緊急でもない仕事は、一度本当に必要かどうかを確かめるのがベター。必要だったとしてもかける時間は最低限にとどめ、ほかの優先的な仕事に集中しましょう。
タイムマネジメントで効率的なビジネスを
タイムマネジメントには仕事を効率的に進められるだけでなく、タスク整理や達成感といったメリットもあります。仕事効率が上がればプライベートの時間も十分に取れるようになるので、QOL（精神面を含めた生活全体の豊かさ）の向上にもつながりますよ。今回ご紹介した方法を参考にして、ぜひタイムマネジメントを実践してみてください。
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